ההיסטוריה של מנהלי הקהילות ארוכה כימי האינטרנט. עוד בתקופת ה – BBS ים היו אנשים שהיו אחראים על התקשורת, אז הם נקראו בעיקר SysOp. עם השנים והתפתחות האינטרנט החלו לצוץ קהילות ופורומים של ממש. אם בתחילה מרבית הקהילות נסבו סביב עניין מקצועי או פרטי משותף, כיום יותר ויותר קהילות מהוות קהילות עסקיות המתרכזות סביב חברה או מוצר מסוים.
בשנים האחרונות חלה עלייה ניכרת בדרישה למנהלי קהילות. תפקיד שבעבר היה שמור למתנדבים בלבד, היום הוא תפקיד בשכר. מנהלי קהילות הם חברים בקהילה המקוונת, שותפים ופעילים בה. כמנהלים, יש להם זכויות שאינן שמורות ליתר חברי הקהילה כגון הזכות למחוק או לערוך הודעות ותגובות. לרב הם גם מהגורמים הפעילים בפרסום תכנים חדשים בקהילה.
תפקידיו של מנהל הקהילה נעים בין הקמת וניהול הקהילה במטרה להעצים את חבריה, ליצור סביבה בה יקבלו החברים עידוד להביע את דעתם ורגשותיהם, ביקורתם ומחמאותיהם. ככזה עליו ליזום תכנים, להגיב להודעות ותגובות, לדעת לגשר ולהרגיע כאשר הרוחות סוערות, להיות מסוגל לקבל ביקורת בקור רוח, לחוש אמפטיה אל הגולשים, להקשיב להם וכל זאת מבלי לשכוח כי הוא למעשה מייצג את הלקוח.
פונקציה מרכזית נוספת בתפקידו של ה- Community Manager היא תמיכה בלקוחות החברה דרך הפורום/ קהילה, יצירת engagement עם הלקוחות ועל ידי כך איסוף מידע שימושי, כזה אשר יוכל לעזור בתכנון מוצרים ושירותים נוספים של הלקוח.
תפקיד מנהל קהילות אינו תפקיד של שמונה עד חמש. כיוון שהאינטרנט פועל סביב השעון, לעתים הבעיות צצות דווקא בשעות שאינן שעות העבודה הרשמיות. במסגרת התפקיד, מנהל הקהילות יוזם תכנים שיווקיים ואחרים, מגיב לגולשים הן באופן פומבי והן באופן פרטי, פותר בעיות המתעוררות ביחסים הבין קהילתיים ואוסף ומנתח מידע העולה מהדיונים והביקורות בתוך חברי הקהילה.
התפקיד כולל קביעת אסטרטגיות שיווקיות ואסטרטגיות התנהלות בקהילה, העצמת חברי מפתח ומתן זכויות ניהוליות למתנדבים מקרב הקהילה, איסוף נתוני שימוש ומידע תוכני מהדיונים המתעוררים והעברת מסרים אלו אל החברה.